Últimamente he observado ciertos planteamientos sobre la complejidad de GTD y su escasa aplicación práctica para la mayoría de las personas. Es evidente que no estoy para nada de acuerdo con ninguna de las dos cosas y voy a explicar la razón.
Quizás, sea importante recordar primero qué es realmente GTD® y cuál es su esencia. GTD® no es otra cosa que un conjunto de hábitos que, cuando se realizan de una determinada manera, nos ayudan a relacionarnos con nuestro entorno de manera más efectiva. Dicho de otro modo, con GTD® se facilitan unas pautas que puedes hacer para trabajar mejor y reducir el estrés que provoca la gran cantidad de cosas que tienes que hacer y la gran cantidad de cosas que constantemente aparecen en tu vida profesional y personal.
Ese conjunto de pautas, que como decía realmente son hábitos que puedes desarrollar, son muy simples y para nada son complicados tal y como parece que se quiere hacer ver. Te voy a pedir un favor: reflexiona con sinceridad si, alguna vez, has realizado alguna de las siguientes cosas:
- ¿Has anotado algo alguna vez en el momento en el que se te ha ocurrido o te ha llamado la atención (en una reunión, hablando por teléfono, leyendo un libro, asistiendo a una charla,…)?
- ¿Has reflexionado y pensado, en algún momento, sobre eso que has anotado para identificar y aclarar qué tendrías que hacer con ello?
- Cuando has identificado qué es lo que tienes que hacer con algo, ¿lo has anotado u organizado en algún sitio (calendario, lista, bandeja,…) para poder recordar hacerlo cuando realmente puedas hacerlo?
- ¿Has revisado los sitios donde te apuntas las cosas que tienes hacer para decidir y elegir algo que puedes hacer en ese momento?
- ¿Te has puesto a hacer algo considerando las diferentes alternativas que tenías para hacer en ese momento, eligiendo una en función de alguna circunstancia concreta?
Seguramente hayas respondido afirmativamente a todas ellas. No te sorprendas porque es normal, ya que nuestro cerebro parece diseñado para funcionar siguiendo esos pasos o, al menos, es como funciona. Identificamos cosas que nos llaman la atención (un problema, un recordatorio, algo que nos gustaría hacer,…), pensamos qué tenemos que hacer con eso, ponemos en algún sitio eso que tenemos que hacer para acordarnos de ello cuando podamos hacerlo y, con mayor o menor regularidad, hacemos un barrido de las cosas que tenemos por hacer para elegir qué hacer. Coincidirás conmigo en que esto no es complejo y en que es la manera en que funcionamos y, si no todo el mundo funciona así, al menos podría hacerlo.
Realmente el ser humano siempre ha trabajado de esta manera. Lo que ocurre es que las exigencias y la realidad de nuestro trabajo y nuestra vida actual, difieren bastante en cómo eran esas exigencias y realidad hace un tiempo. Antes, las cosas no cambiaban con tanta rapidez, ni el volumen de información era tan alto, ni nuestros canales de relación con nuestro entorno eran tantos, ni nuestra relación con cosa desconocidas (emails, llamadas, proyectos,…) era tan habitual. Ahora, nos relacionamos con más cosas que antes y eso complica todo. Por esta razón, eso que ya hacíamos antes (y que seguro que tú ya haces de una u otra forma) tenemos que seguir haciéndolo pero de manera más efectiva. Esa manera más efectiva nos la ofrece GTD®.
Cuando leas o escuches que GTD® es complejo o que no vale para todo el mundo, reflexionar y recuerda que GTD® es desarrollar hábitos de manera adecuada para:
- Capturar o recopilar cualquier cosa o asunto que capte tu atención para ocuparte de ello más adelante
- Reflexionar y pensar sobre qué tienes que hacer (o no hacer) con esas cosas que capturas y recopilas
- Organizar en sitios físicos las cosas que tienes que hacer para tener un inventario de tus compromisos y acciones a realizar
- Revisar periódicamente los sitios donde organizas los compromisos y acciones que tienes que realizar para poder seleccionar qué hacer
- Hacer seleccionando aquello que es lo mejor que puedes hacer en el momento en el que te encuentras
Porque GTD® es una solución para relacionarte mejor con todo tu entorno: en la oficina, con tus clientes, con tus hijos, con tus proveedores, con tu pareja, con tus jefes y colaboradores,…, y, también, contigo mismo. Porque para relacionarte mejor con tu entorno sólo tienes que relacionarte mejor con los compromisos que adquieres y eso, y no otra cosa, es lo que te ofrece la simplicidad de GTD®. No dejes que te cuenten cuentos… salvo para ir a dormir.