Existe la creencia de que el email es uno de los principales problemas que afecta a la productividad y al estrés en el trabajo. Seguro que conoces a alguien que, en algún momento, ha dicho o escuchado decir a alguien algo como: “no paran de llegar emails, así es imposible hacer nada“, “mira como tengo la bandeja de entrada: hasta arriba de emails“, “si no respondo los emails al momento puedo tener problemas“, “mira cuanto trabajo tengo (refiriéndose a una bandeja de entrada con multitud de emails sin abrir)”, “me ponen en copia de demasiados emails y leerlos todos me hace perder tiempo“,… Como trasfondo de todo ello, la sensación (o excusa) de que el trabajo no es otra cosa que escribir y leer emails cuando todavía no conozco a nadie a quién le paguen por hacer eso (aunque a algunos les guste pensarlo).
Con la intención positiva, pero ineficaz, de tratar de ayudar a solucionar la negativa sensación de enfrentarse a un elevado número de emails, van surgiendo aplicaciones y programas informáticos prometiendo una nueva gestión del email mediante la cual el usuario podrá manejar su email mucho mejor y disponer de más tiempo.
A la hora de hablar de tu efectividad personal, el problema real no está ni en el email como herramienta ni en el número de emails que recibes sino en cómo te comportas. El email es una valiosa herramienta, mucho más útil y práctica de lo que la mayoría de la gente cree. Por otro lado, aunque ayude, la cuestión tampoco se resuelve con aprender a manejar mejor o peor las funciones y ayudas del programa con el que gestionas el email (Outlook, Gmail, Lotus,…). El aspecto sobre el que debes tomar conciencia y actuar se centra en comprender cómo te relacionas con el email y empezar a hacerlo de una forma efectiva. La buena noticia es que la solución para mejorar tu situación sólo depende de ti.
Lo que debemos considerar de cara al verdadero impacto del email en la calidad de nuestra efectividad personal, no es ni el canal de comunicación/relación que es ni el volumen de cosas (emails) que llegan por ese medio. Lo que realmente impacta es el grado de conocimiento que tienes del significado y las consecuencias de esos emails para ti.
En su libro “Productividad Personal – Aprende a liberarte del estrés con GTD“, mi colega José Miguel Bolívar plantea la pregunta, a modo de ejemplo, de qué genera más estrés: una bandeja de entrada con un número de significativo de emails que no has abierto aún, y que por tanto desconoces qué significan para ti, o ese mismo numero de emails sabiendo que son spam. Reflexiona por un momento. El número de emails es el mismo en ambos casos. El canal de comunicación, también. ¿Cuál es entonces la diferencia?. Pues que en el primer caso no sabes lo que habrá detrás de esos emails y en la segunda, sabes que es spam y lo que significa para ti. ¿Qué te genera más estrés?. El ejemplo es demoledor.
Por tanto, da igual la cantidad de emails al día que recibas. Lo importante es que tengas una manera eficaz y eficiente de conocer su significado para poder pensar y decidir qué hacer con esos emails. Y esto, lo siento mucho pero sabes que es así, no te va a ayudar a hacerlo ninguna aplicación ni ningún programa informático por muy bien diseñado que esté o por muy bien que se integre en tu entorno o en el de tu organización. En el fondo, sabes que sólo lo puedes hacer tu mismo, porque nada ni nadie puede pensar y decidir por ti.
Porque tu problema no es el email sino la relación que mantienes con cada uno de los emails que recibes. Lo bueno es que sólo seguirá siendo un problema mientras tú quieras que siga siéndolo ya que, para solucionarlo, no necesitas maravillosas e innovadoras aplicaciones informáticas, sólo necesitas una cosa que está plenamente a tu alcance: querer mejorar y eso, amig@ mío, se llama compromiso contigo mismo .
En un próximo post veremos qué hay detrás de esa “relación con tus emails” y que puedes hacer con cada uno de ellos para que dejen de ser una fuente de estrés. Verás que es más fácil de lo que crees… y te cuentan.