Pocas cosas hay tan inútiles como la que intentar mantenerse organizado y enfocado con una lista única de tareas. Si tienes pocas cosas que hacer es posible que llevarlas anotadas en una única lista te sea útil, pero si ese número de cosas por hacer toma un volumen considerable entonces la lista se convierte más en un enemigo contra tu eficiencia que otra cosa.
Para ser eficiente debes seleccionar bien que es lo qué tienes que hacer primero, qué es lo que tienes que hacer después y qué tienes que dejar sin hacer. Si tienes una única lista con, por ejemplo 30 ó 40 cosas que has anotado para hacer, ¿cómo eligirías por dónde empezar?. Una opción sería empezar secuencialmente por el primer elemento, lo cual sería válido si todos los elementos tuviesen la misma naturaleza y relevancia. Esto, si eres un profesional del conocimiento, es muy poco probable que ocurra. Otra opción podría ser empezar por aquellos elementos que más te apeteciera hacer o que te resulten más sencillos de terminar. Esta opción, además de ser un criterio altamente ineficiente, te supondría tener que ir revisando siempre toda tu lista para saber qué hacer. Y revisar muchas veces de manera repetitiva 30, 40 ó 50 elementos no parece que sea muy eficiente.
De manera objetiva, el uso de una lista única de tareas ofrece tres problemas principales:
- tiene un número elevado de elementos que revisar sistemáticamente para decidir cuál hacer
- los criterios de elección de por dónde empezar no existen o son ineficientes: el único criterio común objetivo que tienen los elementos de esa lista es que has decidido que tienes que hacer algo con ellos, lo cual no es suficiente para tomar buenas decisiones sobre por dónde debes o puedes empezar
- se produce un “tótum revolútum” de los elementos de la lista al mezclar acciones de naturaleza diversa que, lejos de ayudarte en la concentración, puede hacer que te genere distracciones
Mucha gente aún pretende estar organizador y controlar todo lo que tiene que hacer con este tipo de herramientas. Si de verdad quieres mejorar el control de las cosas en tu día a día, decidir mejor que haces y saber qué no haces. Si de verdad quieres ser más eficiente y hacer lo que tienes que haces cuando puedas realmente hacerlo y no cuando te gustaría. Si quieres conseguir eso no deberías usar una lista única de tareas. En lugar de ello, tal y como se plantea en GTD, agrupa tus acciones por contexto y verás como mejoras tu eficiencia significativamente.